Hoe lang moet je je administratie bewaren? Bewaartermijnen per document

Als particulier ben je in Nederland niet wettelijk verplicht om je administratie te bewaren. Toch is het verstandig om alles wat met belasting te maken heeft minimaal 5 jaar te houden, omdat de Belastingdienst zo lang kan navorderen. Voor ondernemers en zzp’ers geldt wel een wettelijke bewaarplicht: 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken.

Hoe lang moet je je administratie bewaren als particulier?

Volgens de Rijksoverheid geldt voor particulieren geen wettelijke bewaarplicht. Slim is alles weggooien niet: de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen, en dan wil je kunnen laten zien wat je inkomen, aftrekposten en vermogen waren.

Die 5 jaar staat in artikel 16 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en begint te lopen na afloop van het belastingjaar. Over het belastingjaar 2021 kan de fiscus dus tot en met 31 december 2026 een navorderingsaanslag opleggen. Heb je uitstel gekregen voor je aangifte, dan wordt de termijn met de duur van dat uitstel verlengd.

Bewaartermijnen per document: het overzicht

In de tabel staat per document hoe lang je het bewaart en waarom. Alleen de termijnen voor ondernemers zijn wettelijk verplicht; de rest is advies.

Hoe lang belastingpapieren en jaaropgaven bewaren?

Bewaar je aangifte, de aanslag en alle stukken waarop de aangifte is gebaseerd minimaal 5 jaar na afloop van het belastingjaar. Denk aan jaaropgaven, jaaroverzichten van bank en hypotheek en bewijzen van aftrekposten.

Over de jaaropgave zelf hebben we een aparte uitleg: hoe lang moet je een jaaropgave bewaren?

Toeslagen

Ook voor toeslagen is 5 jaar de logische grens. Volgens artikel 21 van de Awir kan Dienst Toeslagen een definitieve toekenning herzien tot 5 jaar na de laatste dag van het berekeningsjaar.

Hoe lang bankafschriften bewaren?

Minimaal 5 jaar, om dezelfde reden. Volgens de Consumentenbond kan een afschrift ook dienen als aankoopbewijs bij garantie of een schadeclaim.

Reken er niet op dat je bank alles voor je bewaart. Hoe ver je online terug kunt, verschilt per bank:

• ABN AMRO meldt in 2026 dat je afschriften tot 20 jaar terug kunt downloaden in Internet Bankieren. Losse bij- en afschrijvingen kun je tot 18 maanden terug downloaden.
• Rabobank meldt dat je digitale rekeningafschriften tot 8 jaar terug kunt downloaden.
• Een vergelijking van de Consumentenbond uit 2018 liet zien dat de termijnen uiteenliepen van 15 maanden tot onbeperkt. Kijk bij je eigen bank wat nu geldt.

Banken hebben zelf een bewaarplicht van 7 jaar. Klachteninstituut Kifid oordeelde in 2024 dat van een bank niet verwacht kan worden dat ze afschriften langer bewaart. Zeg je een rekening op, download dan eerst alle afschriften en jaaroverzichten.

Hoe lang loonstroken en pensioenoverzichten bewaren?

Voor loonstroken bestaat geen officiële termijn. Het fiscale bewijs is de jaaropgave. Bewaar loonstroken in elk geval tot je hebt gecontroleerd of de jaaropgave klopt. Een veelgenoemd advies is om salaris- en uitkeringsgegevens ongeveer 2 jaar te houden.

Van je pensioenfonds of -verzekeraar krijg je elk jaar een uniform pensioenoverzicht (UPO). Bewaar per uitvoerder in elk geval het nieuwste.

Woning, bonnen, zorg en diploma’s

Koopakte, hypotheek en huurcontract

De koopovereenkomst en leveringsakte van je huis bewaar je altijd. De hypotheekakte houd je zolang de lening loopt, de jaaroverzichten minimaal 5 jaar vanwege de renteaftrek. Een huurcontract bewaar je zolang je huurt en daarna nog een aantal jaren; Nationale-Nederlanden noemt 5 jaar na afloop.

Garantiebewijzen en bonnen

Bewaar bonnen zolang de garantie loopt. Volgens de Consumentenbond is de bon zelf niet verplicht: je moet alleen kunnen aantonen dat je het product bij die verkoper hebt gekocht. Een bankafschrift of een foto van de bon is ook bewijs. Maak die foto meteen, want een vervaagde bon is net zoveel waard als een kwijtgeraakte.

Energierekeningen en medische nota’s

Jaarafrekeningen van energie en water kunnen na ongeveer 3 jaar weg. Een zorgnota kun je volgens de Consumentenbond tot 3 jaar na de factuurdatum indienen bij je verzekeraar, tenzij je polis een kortere termijn noemt. Trek je zorgkosten af in je aangifte, bewaar de nota’s dan 5 jaar.

Diploma’s

Diploma’s en cijferlijsten bewaar je altijd. Raak je ze kwijt, dan krijg je geen nieuw diploma. Je kunt bij DUO wel een uittreksel van je diplomagegevens aanvragen: digitaal gratis, op papier € 72 (2026).

Bewaartermijn administratie voor ondernemers en zzp’ers

Ondernemers zijn wettelijk verplicht hun administratie 7 jaar te bewaren. Dat geldt voor onder meer het grootboek, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je 10 jaar. Die 10 jaar geldt ook voor verkopen via het eenloketsysteem voor btw in de EU.

Papieren stukken mag je scannen. Volgens de Belastingdienst neemt de digitale versie de plaats in van het origineel als de scan juist en volledig is, de hele bewaartermijn beschikbaar blijft en binnen redelijke tijd leesbaar is te maken. De balans en de staat van baten en lasten zijn daarvan uitgezonderd.

Digitaal bewaren en veilig weggooien: praktische tips

• Download zelf. Zet afschriften, jaaroverzichten, jaaropgaven en polissen als pdf in je eigen archief. Portalen van banken, werkgevers en verzekeraars sluiten als je klant-af bent.
• Eén map per jaar. Dan gooi je straks in één keer een heel jaar weg.
• Maak een back-up op een tweede plek, bijvoorbeeld een externe schijf naast je cloudopslag.
• Vertrouw niet op apps. Diensten die via een PSD2-koppeling je transacties uitlezen, zoals Dyme, geven overzicht, maar zijn geen archief.
• Versnipper wat weg mag. Papier met je BSN, rekeningnummer of adres hoort niet heel bij het oud papier. Wis oude bestanden ook uit de prullenbak en uit je back-up.

Veelgestelde vragen

Ben je als particulier verplicht je administratie te bewaren?

Nee. Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Het advies van de Rijksoverheid is minimaal 5 jaar, omdat de Belastingdienst zo lang kan navorderen.

Welke administratie mag in 2026 weg?

Als particulier zonder uitstel en zonder buitenlands vermogen: de belastingstukken over 2020 en eerder. De stukken over 2021 kun je na 31 december 2026 opruimen. Ondernemers moeten 7 jaar terug kunnen.

Kan ik oude bankafschriften nog opvragen bij de bank?

Vaak wel, maar niet onbeperkt. Banken hoeven gegevens 7 jaar te bewaren en de termijn waarin je zelf kunt downloaden verschilt per bank. Vraag bij je bank na wat mogelijk is en of daar kosten aan zitten.

Hoe lang bewaar je stukken over een buitenlandse rekening?

12 jaar. Zo lang kan de Belastingdienst navorderen over vermogen of inkomen in het buitenland.